La salle polyvalente

Règlement de location de la salle polyvalente modifié par le Conseil Municipal du 07 décembre 2022

Généralités

La gestion de la salle des fêtes, propriété de la Commune d’AIX, est assurée par la commune.

Dans les articles suivants, la Commune d’AIXsera désignée par ce terme : le propriétaire.

Les locataires seront désignés par ce terme : l’occupant.

Sous réserve de disponibilité, la mise à disposition de la salle est accordée en priorité aux :

Associations d’AIX, déclarées en Préfecture (loi 1901) et reconnues, ainsi qu’aux Particuliers d’AIX. Ces priorités éteintes, la location pourra être attribuée à des Associations ou personnes extérieures à la commune.

L’occupant devra indiquer clairement l’activité pratiquée ; celle-ci devant avoir un caractère associatif, familial ou convivial.

Les réunions de travail et les assemblées générales sont autorisées.

L’organisation de bal n’est pas autorisée.

Description des locaux

Une salle d’une capacité de 533 personnes maximum. Avec sanitaire, une cuisine équipée, un bar équipé d’éviers et de réfrigérateur, un local de rangement de la vaisselle, un vestiaire, tables pliante et chaises.

La vaisselle pourra être mise à disposition dans les conditions prévues à l’annexe II.

Réservation

La réservation devra s’effectuer auprès du Secrétariat de la Mairie, aux heures d’ouverture, un mois minimum, avant la remise des clés.

Tarifs

Les tarifs et cautions sont fixés par le Conseil Municipal et figurent en annexe II au présent contrat.

Conditions de paiement 

Le montant de la location devra être réglée avant la prise en possession des locaux au moyen d’un chèque libellé à l’ordre du Trésor Public. Les frais d’électricité seront à régler après la restitution des clés.

A la signature du contrat, il sera exigé un chèque de caution d’un montant de 700 € et de 1500 € pour la mise à disposition du vidéo projecteur qui sera restitué après contrôle du respect des clauses exigées dans le présent contrat.

Assurance 

L’occupant reconnaît avoir souscrit une police d’assurance couvrant tous les dommages (vidéo projecteur inclus) pouvant résulter des activités exercées dans l’établissement loué au cours de l’utilisation des locaux. 

Une attestation sera obligatoirement remise le jour de la signature du contrat ou à défaut lors de la remise des clés de la salle.

Mesures de sécurité 

L’occupant reconnaît avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité et s’engage à les appliquer.

L’occupant reconnaît avoir constaté l’emplacement des dispositifs d’alarme, des moyens d’extinction et avoir pris connaissance des itinéraires d’évacuation et d’issue de secours.

Aucune sortie de secours ne devra être neutralisée ou occultée y compris à l’extérieur.

L’emploi de combustibles en bouteille (propane, butane) est formellement interdit

Aucun chauffage d’appoint n’est autorisé

Aucune préparation de repas dans les salles n’est autorisée

L’accès des animaux, roller, skate, cyclomoteur ou autre véhicules est interdit dans la salle.

Le couchage est interdit dans la salle.

Décoration 

Aucune décoration fixée sur les murs, plafond et vitres, par clouage, vissage ou collage ne sera autorisée. Les poutres de la charpente seule sont utilisables pour la décoration ainsi que les bas-côtés des murs qui sont en support boisés (punaises uniquement).

Ne pas détériorer les plaques de plafond (attention aux bouchons de champagne), ne pas les toucher, les soulever, celles-ci supportant le système de chauffage de la salle.

Nettoyage 

Le nettoyage de la salle peut être demandé en supplément dans le prix de la location.

Au cas où le nettoyage de la salle et des annexes serait bâclé, la facture du montant du nettoyage leur sera adressée.

Pour les associations de la commune et les associations extérieures qui ont la location gratuite : la salle devra être rendue propre. Dans le cas contraire,la facture du montant du nettoyage leur sera adressée.

Les chaises, au nombre de 180, doivent être nettoyées et rangées dans le local mis à disposition.

Les tables nettoyées seront rangées sur le côté de la salle.

Le sol devra être nettoyé uniquement avec de l’eau additionné de vinaigre blanc (aucun produit abrasif ne devra être utilisé).

Les fourneaux et chambre froide, tables et appareils de cuisine et vaisselle doivent être laissés dans un état de propreté indiscutable.

Les poubelles de la salle doivent être nettoyées (utiliser des sacs) et vidées dans les containers à proximité.

Remise des clés 

Les clés seront données aux loueurs dans les 48 h précèdent la manifestation et seront rendues à la commune 48 h maximum après la manifestation.

Au moment de la remise des clés, un état des lieux et un inventaire seront dressés (particuliers et associations) avant et après utilisation en présence d’un représentant de la commune et l’occupant. Les dégâts éventuels seront facturés après expertise des travaux. Un double de la fiche d’état des lieux et de l’inventaire sera remis au loueur.

Electricité et chauffage

Un relevé du compteur électrique sera effectué au moment de la remise des clés et de la restitution.

Il est INTERDIT de dérégler le système de chauffage et la ventilation.

Responsabilités 

Dans l’exécution du présent contrat, seule est engagée la responsabilité de l’occupant. Un responsable sécurité devra néanmoins être désigné par le loueur. La présence d’un représentant de la commune n’est pas obligatoire pendant l’occupation des lieux.

Associations

L’accès à la salle sera interdit aux associations si la salle est déjà réservée.

Contrat

Un contrat de location, dont le modèle constitue l’annexe I au présent règlement, sera établi pour chaque location (particuliers et associations). Il sera signé, en deux exemplaires, par les parties concernées et vaudra à la fois convention et adoption sans réserves parl’occupant des composantes du présent règlement.

Le présent règlement ainsi que ses annexes ont été approuvés par délibération du Conseil Municipal d’AIX prise le : 27 mars 2019 et 29 octobre 2021et modifié le 7 décembre 2022.

Tarifs de location de la salle polyvalente

Tarif :

1. 150 € pour les personnes domiciliées sur la commune (salle et cuisine)
2. 350 €  pour les personnes non domiciliées sur la commune (salle)
3. 400 € pour les personnes non domiciliées sur la commune (salle et cuisine).
4. Gratuit pour les associations domiciliées sur la commune.
5. 100 € pour les associations extérieures à la commune.
6. 100 € pour le forfait ménage.

Caution :

• 700 € pour l’utilisation de la salle
• 1 500 € pour l’utilisation du système de vidéo-projection

Prêt de la vaisselle :

• La vaisselle pourra être mise à disposition gratuitement.
• Comptabilisée par les deux parties au début et à la fin de la location.
• Une fiche de location sera dressée et signée par les deux parties.
• En cas de casse ou de perte, la vaisselle sera facturée 2 € l’unité et les plats en inox 50 € l’unité.

Tarif électricité :

1. 15 centimes d’euro / kW.